Et ledelsesinformationssystem (MIS) er en computer system af hardware og software, der fungerer som grundlaget for en organisations drift. En MIS indsamler data fra forskellige online-systemer for at understøtte ledelsens beslutningstagning, analyserer informationen og rapporterer data.

I en organisation bruges det til informationskoordinering, kontrol, analyse og visualisering. Mennesker, procedurer og teknologi er alle involveret i at studere ledelsesinformationssystemer i en organisatorisk indstilling. Det giver virksomheder og organisationer teknologi, der letter kommunikation og informationsflow, hjælper med problemløsning og giver en organisation en konkurrencefordel.

MIS rolle

Et ledelsesinformationssystem (MIS) er en computeriseret økonomisk datadatabase, der er oprettet og designet til at generere regelmæssige rapporter om operationer for alle ledelsesniveauer i en virksomhed. Derudover kan specifikke rapporter typisk nemt hentes fra systemet. Hovedmålet med MIS er at give ledere feedback på deres præstationer, så den øverste ledelse kan holde øje med hele virksomheden. MIS sammenligner ofte 'faktiske' data med 'planlagte' resultater og resultater fra det foregående år for at måle fremskridt hen imod mål.

Data fra virksomhedens afdelinger og funktioner sendes til MIS. Nogle oplysninger indsamles automatisk gennem computertilsluttede check-out skranker, mens andre oplysninger indtastes manuelt med jævne mellemrum. Andre rapporter indhentes ved hjælp af indbyggede forespørgselssprog, mens rutinerapporter forprogrammeres og udføres periodisk eller efter behov. Ledere bruger skærmfunktioner integreret i systemet til at kontrollere fremskridt på skrivebords-pc'er, der er forbundet til MIS via netværk. Udviklingen af ​​virksomhedens aktie er også sporet og vist af flere sofistikerede systemer.

Udvikling af MIS

Det er nyttigt at opdele historien om ledelsesinformationssystemer i fire eller fem perioder for at give mening om deres udvikling.

Midten af ​​1960'erne til midten af ​​1970'erne:

Informationssystemer blev centraliseret i de tidlige år med computeriserede MIS og var kun fokuseret på ledelses- og styringskrav. Regnskabsafdelinger var ansvarlige for de fleste informationssystemer og deres rapporter.

Midten af ​​1970'erne til midten af ​​1980'erne:

Selvom MIS stadig primært var fokuseret på ledelse og tilsyn, begyndte yderligere afdelinger at udnytte teknologien. Formen og omfanget af yderligere informationssystemers styregrupper og brugerledede initiativer etablerede ofte projekter.

Midten af ​​1980'erne til slutningen af ​​1990'erne:

snor i c

I denne periode voksede centraliserede informationssystemer og decentralisering af information. Hver division har sit computernetværk. Informationshåndtering blev ofte omtalt som 'hyrdekatte'. Et nyt job til at håndtere erhvervelse og drift af forskellige informationssystemer udviklede sig i mange virksomheder i løbet af denne tid.

Slutningen af ​​1990'erne til i dag:

Informationssystemer er stadig tæt forbundet med styring og ledelse i den moderne periode, men de er vidt spredt og tilgængelige for næsten alle medarbejdere på tværs af flere platforme. For at et kundefirma nemt kan få adgang til leverandøroplysninger, og deres forbrugere til gengæld kan få adgang til denne information, er mange informationssystemer integreret mellem forskellige virksomheder.

Fremad i dag:

Den hurtige vækst i internetbåndbredde har resulteret i en betydelig afhængighed af cloud computing. Nogle hævder, at dette indvarsler en ny æra i arbejdstagernes fremgang, og at dette er æraen for ledelsesinformationssystemer. I dag kan næsten enhver medarbejder foretage kvalificerede vurderinger på grund af de værktøjer, der er let tilgængelige på tværs af flere platforme. Forskellen mellem dem, der skaber, og dem, der bruger MIS-oplysninger, bliver mere og mere sløret.

MIS søjler

Ledelse, information og system udgør MIS's tre søjler. Disse er beskrevet yderligere nedenfor.

Ledelse:Kunsten at nå mål via og i samarbejde med medlemmer af formelt etablerede grupper. Følgende er ledelsesmæssige ansvarsområder:
• Planlægning
• Organisering
• Bemanding
• Instruktion
• Styrende
Information:Data med en kontekst og en betydning, hvor data er ubehandlet information om en enhed (enheden er genstand for interesse)System:En gruppe af indbyrdes forbundne elementer med en særskilt grænse, der samarbejder om at opnå et enkelt mål.

Komponenter af MIS

Fem komponenter omfatter et ledelsesinformationssystem: mennesker, forretningsprocesser, data, hardware og software. For at nå virksomhedens mål skal hver af disse komponenter samarbejde.

Mennesker:Det er systembrugerne, der bruger det til at holde styr på daglige forretningstransaktioner. Brugerne har typisk uddannede fagfolk, såsom personalechefer og revisorer.Forretningsprocedurer:Disse er generelt accepterede bedste praksisser, der instruerer brugere og enhver anden komponent i, hvordan de fungerer effektivt. Brugere, konsulenter og andre mennesker skaber forretningsgange.Data:De daglige forretningstransaktioner, der blev dokumenteret. Data indsamles for banker via transaktioner som ind- og udbetalinger.Hardware:computere, printere , netværksudstyr og andre elementer udgør hardware. Hardwaren giver mulighed for at behandle data. Derudover tilbydes netværks- og udskrivningsmuligheder.Software:Disse er applikationer, der bruger hardware til at fungere. Systemsoftware og applikationssoftware er de to hovedafdelinger af softwaren. Operativsystemet kaldes systemsoftware. Applikationssoftware beskriver specialiseret software, der bruges til at udføre forretningsaktiviteter.

MIS mål

De vigtigste mål for en MIS er at hjælpe ledere i beslutninger, der fremmer virksomhedens strategi og at implementere virksomhedens organisationsstruktur og dynamik for at styre organisationen mere effektivt og opnå en konkurrencefordel.

Nogle MIS-mål er som følger:

Dataopsamling:Data indsamles af MIS fra forskellige organisatoriske interne og eksterne kilder. Data kan indfanges manuelt eller via computerterminaler.Behandling af data:De registrerede data behandles for at skabe den nødvendige information. Databehandling omfatter opgaver, herunder beregning, sortering, kategorisering og opsummering.Opbevaring af oplysninger:De behandlede eller ubehandlede data opbevares i MIS til videre brug. Alle oplysninger, der ikke umiddelbart er nødvendige, bevares som en registrering, som organisationen kan bruge senere.Hentning af information:Efter behov får ledelsesinformationssystemet data fra sine databaser til forskellige brugere.Formidling af information:Organisationens brugere modtager information, et færdigt produkt af ledelsesinformationssystemet. Det sker regelmæssigt eller online via en computerterminal.

Karakteristika for MIS

Systemtilgang:MIS følger systemtilgangen, som betegner en trin-for-trin procedure til at undersøge et systems drift i sammenhæng med det mål, det blev oprettet til. Det indebærer at have et omfattende perspektiv på, hvordan organisatoriske delsystemer fungerer.Ledelsesorienteret:Den ledelsesorienterede karakter af MIS antyder, at der skal anvendes en top-down MIS-designmetode. Ifølge en top-down tilgang besluttes ledelsesbehov og forretningsmål ved starten af ​​systemudviklingen. MIS foreslår ledelse, der arbejder dynamisk med systemudvikling for at opnå fuldstændige ledelsesbeslutninger.I henhold til krav:MIS bør designes og udvikles baseret på de data, som ledere har brug for. Strategisk planlægning, ledelseskontrol og operationel kontrol er tre separate niveauer, hvor den nødvendige design- og udviklingsinformation findes. Derfor bør MIS imødekomme de unikke krav fra ledere på forskellige niveauer i en organisations hierarki.Fremtidsfokuseret:MIS bør designes og udvikles med fremtiden for øje, så det ikke er begrænset til kun at levere historiske data.Integreret:En fuld MIS kombinerer alle dens underkomponenter for at levere de relevante data for at træffe en klog beslutning. Et væsentligt element i MIS er et integreret system, der kombinerer data fra flere driftsdomæner.Almindelige datastrømme:Denne idé understøtter flere grundlæggende perspektiver på systemanalyse, herunder reduktion af dobbeltarbejde, sammenlægning af relaterede opgaver og strømlining af processer. Forøgelsen af ​​fælles dataflow er en fornuftig og omkostningseffektiv idé.Langsigtet planlægning:Da MIS indebærer logisk planlægning for en organisations succes, bør den altid udvikles som en langsigtet plan. Analytikeren bør tage hensyn til virksomhedens krav og fremtidsfokuserede analyser ved oprettelse af MIS.Relevant forhold mellem delsystemplanlægning:Udviklingen af ​​MIS bør opdeles i dets tilknyttede delsystemer. Disse støttesystemer skal være nyttige med omhyggelig planlægning.Central database:Data præsenteres i tabelform i den centrale database. Denne database indeholder data relateret til varebeholdninger, medarbejdere, kunder og andre informationskilder. Databasen er ansvarlig for indsættelse, sletning og opdatering af poster.

Typer af ledelsesinformationssystem (MIS)

Informationssystemer kommer i forskellige former for at indsamle data, levere rapporter og hjælpe operationelle ledere og ledere på mellemniveau med at træffe beslutninger. Afhængigt af situationen anvendes flere ledelsesinformationssystemer. Derfor er det afgørende at vælge den passende MIS-type. Her er nogle af de ofte brugte MIS-typer forklaret:

1. Ledelsesrapporteringssystem

Det er en database, der sporer al økonomi og forretningsaktiviteter på forskellige ledelsesniveauer. Ledere på mellemniveau bruger typisk et ledelsesrapporteringssystem til at producere hyppige rapporter ved at sammenligne tidligere og nuværende økonomiske resultater for at vurdere økonomisk vækst. Lederne på mellemniveau kan også bruge det til at analysere deres præstationer. Lederne på øverste niveau sammenligner virksomhedens nuværende økonomiske situation og operationelle effektivitet med virksomhedens fastsatte mål ved hjælp af data leveret af rapporteringssystemet.

2. Proceskontrolsystemer

Dette system fokuserer på fysiske eller industrielle forretningsaktiviteter, såsom bilmontage, olieraffinering eller metalfremstilling. Proceskontrolsystemet indsamler løbende data og producerer en rapport om systemets ydeevne. Rapporten hjælper ledelsen med at vurdere, hvor godt processen fungerer og giver information om, hvornår en specifik hændelse indtraf. Derudover afslører det, hvor ofte produktionssystemet afviger fra en cyklisk produktionsproces. Denne type data er nyttige til at vurdere produktionssystemets effektivitet og opretholde kontrol over arbejdernes og udstyrs sikkerhed.

3. Salgs- og marketingsystem

Ledere kan overvåge en virksomheds salgs- og reklameeffektivitet gennem salgs- og marketingsystemer. Gennem kundeanmeldelser og kommentarer kan marketingsystemer generere rapporter, der hjælper ledere med at hæve deres produkters kaliber. Marketingchefer, der bruger salgssystemer, kan bruge rapporter til at lære mere om forventet salg og vurdere, hvordan de er sammenlignet med den nuværende indtjening. De kan bruge dette til at genkende mønstre og udvikle løsninger til fremtidig udvikling. Disse systemer kan holde styr på prisforskelle mellem produkter og de aktuelle kampagner og reklamekampagner, som specifikke forhandlere bruger. Ledere kan bruge disse oplysninger til at spore et produkts salg og målrette mod yderligere kampagner eller rabatter.

4. Lagerstyringssystem

Den holder styr på enhver lagerrelateret begivenhed, såsom tyveri, fordærv og lagerbeholdning ved hånden, hvilket gør det muligt for ledelsen at se, hvilke produkter der bliver udsolgt hurtigere og kræver genopfyldning, enten i specifikke detaillokationer eller virksomhedslageret. Bevægelsen af ​​lager til lageret, fra lageret til butikkerne, salg og returneringer spores alle af lagerstyringssystemet.

5. Regnskabs- og økonomisystemer

Den holder styr på en organisations aktiver og investeringer. Den samler alle de oplysninger, der er relevante for de økonomiske rapporter, der kræves ved lov for føderale, statslige og lokale skatter, lønningslister og pensionsfonde. Hvis institutionen offentliggør årlige rapporter, leverer regnskabs- og økonomisystemet de rapporter, der kræves til sådanne revisioner. Det gør det også nemmere at bogføre daglige transaktioner, såsom salgsindtægter, returneringer og bankindskud. Denne metode er grundlaget for månedlige opgørelser som resultat og balancer. Derudover hjælper disse udsagn ledere med at sammenligne virksomhedens nuværende økonomiske succes med dets historiske resultater og sætte mål for fremtidig ekspansion.

6. Menneskelige ressourcer

Ved brug af dette informationsstyringssystem kan ledelsen regulere, hvordan information distribueres i hele virksomheden. Kontorautomatiseringsinformationssystemet inkluderer elektroniske værktøjer, som ledere bruger til at kommunikere med andre afdelingsledere, deres personale eller endda med andre medarbejdere. Løn, ydelser og pensionering er alle finansielle komponenter i de regnskabs- og økonomisystemer, der spores af dette system. Personalesystemet sporer også mange flere ting. Ved at give meddelelser om lovpligtige overholdelse krævede træningssessioner og HR-regler letter kommunikationen mellem medarbejdere, HR og ledelse.

7. Beslutningsstøttesystem

Beslutningsstøttesystemer indsamler information fra både interne og eksterne kilder for at hjælpe ledere med at træffe forretningsvalg. Data fra andre afdelinger, såsom økonomiske data, lagerdata eller aktuelle salgsavancer for et kvartal, er eksempler på data fra interne kilder. Eksterne datakilder omfatter industriudvikling, renter og omkostninger med konkurrerende virksomheder eller leverandører. Når en leder foretager vurderinger om opbygning af vækst, årlige arbejdskvoter eller ny politik, kan en leder anvende et beslutningsstøttesystem.

8. Direktionsinformationssystem

Direktionsinformationssystemet er lavet for at hjælpe direktionen med at føre tilsyn med ledere. Ved at give oplysninger i tabeller og diagrammer gør dette system det nemt for ledere at analysere data og foretage informerede vurderinger.

9. Markedsføringsinformationssystemer

Markedsføringsinformationssystemet refererer til systematisk indsamling, analyse, fortolkning, opbevaring og præsentation af markedsinformation til marketingfolk regelmæssigt og kontinuerligt fra interne og eksterne kilder. Det giver marketingfolk vigtige detaljer til at beslutte, hvordan de bedst kan udføre marketingoperationer, såsom prisfastsættelse, emballage, udvikling af nye produkter, distribution, medier og promovering.

10. Transaktionssystem

Transaktionsprocessystemer fanger data under en organisations daglige transaktionsaktivitet. De kan også holde øje med andre almindelige operationer som varekøer eller reservationer af forskellige varer. Løn og andre virksomhedsoperationer, der involverer indbetalinger, kan automatiseres med transaktionssystemer.

11. Skoleinformationsstyringssystem

Et skoleinformationssystem (SIMS) gør det muligt for en skole at fungere effektivt. Mange skoler bruger denne teknologi til at håndtere alle de bag kulisserne operationer på en skole samt forme unge menneskers hjerner. Skoleinformationssystemet har mindsket arbejdsbyrden med at vedligeholde og administrere elevregistreringer.

12. Virksomhedsressourceplanlægning

En virksomhed bruger software eller system til at planlægge og styre daglige aktiviteter som forsyningskæde, fremstilling, tjenester, økonomi og andre processer. Regnskab og indkøb, projektstyring, styring af kunderelationer, risikostyring, compliance og forsyningskædeoperationer er blot nogle få opgaver, som software til virksomhedsressourceplanlægning kan udføre for at automatisere og strømline en virksomhed eller organisation.

Fordele ved MIS

Letter planlægningen:Med størrelsen og kompleksiteten af ​​organisationer vokser, arbejder ledere nu på afstand i stedet for fra driftsstedet, takket være de nyttige oplysninger, som MIS giver til effektiv beslutningstagning.Minimerer informationsoverbelastning:MIS hjælper med at segmentere data i mere håndterbare, relevante komponenter til beslutningstagning. Som et resultat er enorme mængder organiseret data mindre forvirrende.MIS tilskynder til decentralisering:Decentralisering af magten er muliggjort via MIS. Dette hjælper med at opdatere organisationens politikker og praksis. Da der er minoritetssystemer på lavere niveauer af præstationsmåling, er dette plausibelt.Giver koordination:Alle organisatoriske beslutningsknuder er forbundet via MIS. Dette garanterer en organisations effektive drift. Det hjælper med at absorbere specialiseret aktivitet, så hvert område kan forstå andres behov og vanskeligheder.Gør kontrol lettere:MIS er et afgørende instrument, der forbinder ledelsesplanlægning og kontrol. MIS bruger computere til at udvide databehandling og lagerkapacitet og samtidig reducere omkostningerne. Det forbedrer ledelsens kapacitet til at vurdere og hæve præstationer.

Ulemper ved MIS

Ganske dyrt at sætte op og konfigurere:Den største ulempe ved MIS er, at det er ekstremt dyrt at implementere for en virksomhed. Adskillige hardware- og softwarekomponenter er nødvendige for at dette informationssystem kan fungere.Mangel på fleksibilitet til at opdatere sig selv:MIS kan ikke automatisk opdatere sig selv som mange andre applikationer. Systemet skal opdateres manuelt ved at indsamle rådata og lægge det ind til behandling og opdatering af tidligere lagrede data.Risiko for svindel:I alle transaktionsfaser skal der foretages passende kontroller og kontroller. Ethvert brud kan føre til potentielt farlige situationer, såsom en ubuden gæst, der sender ulovlige transaktioner.Tager kun hensyn til kvalitative faktorer:MIS ignorerer ikke-kvalitative aspekter, herunder medarbejdernes moral, attitude og motivation, til fordel for kun at overveje kvalitative faktorer.Stor afhængighed af teknologi:I computeriserede informationssystemer er teknologien stærkt afhængig. Oplysninger kan ikke være tilgængelige under nogen enheds- eller softwarefejl, før den nødvendige software eller hardware er blevet udskiftet.