Microsoft Excel er en af de ældste og udbredte regnearkssoftware. Softwaren har fået mange opgraderinger gennem tiden, herunder understøttelse af nye udvidelser eller filtyper, der er kommet op gennem tiden. Hver ny udvidelse har helt forskellig funktionalitet og anvendelse. Derfor bør vi kende de forskellige udvidelser, der oftest bruges i Excel.
I denne artikel diskuterer vi almindelige filtypenavne, der bruges i Excel. Før vi diskuterer Excel-filudvidelser, lad os først forstå definitionen af en filtypenavn.
Hvad er en filudvidelse?
En filtypenavn refererer primært til et suffiks tilføjet i slutningen af computerfilen (et objekt, der indeholder informationen, dataene eller kommandoen) for at definere filtypen. Generelt indeholder en filtypenavn to til fire tegn. Ydermere er udvidelsen adskilt fra filnavnet ved hjælp af et prik (.) tegn.
For eksempel har en fil med navnet 'Example.docx' filtypenavnet '.docx', hvilket indikerer en Word-dokumentfil.
Hvorfor er Excel-filudvidelser vigtige?
Der er en bred vifte af filtypenavne. Hver udvidelse giver de nødvendige oplysninger om filtypen. Hver udvidelse har en specifik rolle, og vi skal kende udvidelsen for at åbne en fil med den rigtige type software. Ikke alle filtypenavne understøttes med alle software. På den måde kan Excel-filtypenavne hjælpe os med at vide mere om filtypen og hvilken type data den indeholder, dvs.:
- Uanset om det inkluderer VBA (Visual Basic for Applications) eller makroer,
- Om filen er en skabelon,
- Om filen er gemt til en ældre version af Excel,
- Om filen er gemt med den generelle ældre version,
- Om filformatet er binært eller et XML-dokument osv.
Alle disse detaljer kan fås ved filtypenavn. Hver udvidelse har et beskrivende navn, som hjælper os med at identificere formålet eller teknikken, som den tilsvarende udvidelse bruges til. Vi kan også arrangere/organisere forskellige typer filer i forskellige mapper efter at have kendskab til deres filtypenavne.
Excel filudvidelser
Selvom Excel har en række understøttede filudvidelser, diskuterer vi nogle af de væsentlige udvidelser nedenfor:
tkinter knap
XLSX-udvidelse i Excel
XLSX-udvidelsen er standardudvidelsen af Excel, når der ikke er brug af makroer i den. Denne udvidelse er baseret på XML og bruges primært til Excel 2007 og Excel 2010. Før Excel 2007 var standardfiltypen til Excel XLS. Efter at have introduceret XLSX-udvidelsen blev filstørrelsen drastisk reduceret sammenlignet med XLS. På grund af dette blev det meget lettere at downloade og dele filerne end før.
Bortset fra dette er XLSX en udvidelse fri for ondsindet kode. Dette skyldes, at XLSX-udvidelsen ikke kan gemme VBA-makrokoden. Det kan dog bruge og gemme alle funktioner, der bruges i Excel. Derudover understøttes denne udvidelse af anden lignende software, hvilket gør filer med denne udvidelse tilgængelige i andre applikationer. Den største ulempe ved at bruge XLSX-udvidelsen er, at hvis vi ønsker at køre filen i en version før Excel 2007, kan vi ikke gemme Excel-filen ved hjælp af denne udvidelse.
XLS-udvidelse i Excel
Som vi sagde tidligere, var Excel XLS-udvidelse den mest populære type udvidelse før Excel 2007. Senere blev den erstattet af XLSX. Dermed er XLS-udvidelsen nu næsten forældet, og vi bruger eller ser ikke denne udvidelse længere. Udvidelsen er dog stadig i brug, og mange software og værktøjer har stadig mulighed for at eksportere dataene som XLS-filer. Den eneste grund til, at XLS-udvidelsen stadig findes i mange software, er, at nogle mennesker muligvis skal åbne en fil i Excel-versioner før 2007 (dvs. Excel 2003).
Da Excel kan læse denne udvidelse, kan vi bruge enhver gammel fil med denne udvidelse i den nye Excel-version og fortsætte med at arbejde på den. XLS-udvidelsen er standard filtypenavnet fra Excel version 2.0 til Excel version 2003. Der er nogle ulemper ved at bruge denne udvidelse i dag. Det kræver mere diskplads, kan indeholde skadelig VBA-kode og består af et relativt lille antal rækker og kolonner end de seneste udvidelser.
XLSM-udvidelse i Excel
Når vi inkluderer VBA makroer i vores eksisterende Excel-fil og forsøge at gemme den, ser vi en meddelelse om, at for at beholde VBA-makroer, skal vi gemme en fil i XLSM-udvidelsen. XLSM-udvidelsen er standardudvidelsen, når der er makroer i en Excel-fil. Denne udvidelse ligner XLSX-udvidelsen, men med yderligere understøttelse af makroer.
Denne XML-baserede og makroaktiverede filudvidelse fungerer kun i Excel 2007 og nyere. Det betyder, at vi ikke kan bruge denne udvidelse i Excel før Excel 2007. XLSM-udvidelsen blev introduceret primært for at øge sikkerheden i Excel-filer og beskytte dem mod ondsindede makroer og vira. Desuden kan denne udvidelse også gemme alle andre funktioner, der bruges i Excel. Ulempen ved at bruge XLSM-udvidelser er, at det kræver mere diskplads end andre filformater (såsom XLSB).
XLSB-udvidelse i Excel
XLSB-udvidelsen er et valgfrit alternativ til XLSX- og XLSM-udvidelserne til at gemme Excel-filer. Denne særlige filtypenavn er dog meget hurtigere end XLSX og XLSM til at åbne og gemme Excel-filer. Derfor bruges XLSB-udvidelsen hovedsageligt til store filer (mere end 10 MB). I modsætning til XLSX- og XLSB-udvidelserne bruger XLSB-udvidelsen ikke XML-formatet til at gemme information. I stedet bruger den det binære format.
Bortset fra dette bruger XLSB-udvidelsen forholdsvis mindre diskplads, fordi dataene er gemt i en binær struktur. Denne udvidelse kan også gemme VBA-makroer, og derfor bør vi ikke starte disse filer, hvis de downloades eller hentes fra upålidelige kilder. Da XLSB-udvidelsen blev introduceret med Excel 2007, kan vi ikke åbne XLSB-filer i Excel 2003 og tidligere. Derudover bruges XLSB-udvidelsen ikke i de fleste tredjepartssoftware (dvs. OpenOffice, Capital IQ, Bloomberg osv.), så vi kan muligvis ikke åbne/eksportere vores eksisterende filer.
XLTX-udvidelse i Excel
XLTX-udvidelsen bruges primært til Excel-skabeloner. Excel-skabeloner er normalt defineret som formaterede filer med forskellige stilarter, funktioner og funktionaliteter. På denne måde oprettes skabeloner og klassificeres i separate sektioner og downloades fra Excel. Derudover kan vi oprette vores brugerdefinerede skabeloner og gemme dem ved hjælp af XLTX-udvidelsen.
Denne særlige udvidelse er fordelagtig, når vi ofte begynder at arbejde fra et bestemt punkt for forskellige filer. Så hvis vi gemmer det pågældende punkt som en skabelon, kan vi bruge denne skabelon som udgangspunkt for andre Excel-projektmapper hver gang. Derudover kan vi bruge kommandoen 'Gem som' til at gemme vores arbejde i en ny Excel-fil, så den originale fil eller en skabelon er intakt fra ændringerne.
XLTM-udvidelse i Excel
XLTM er en anden udvidelse, der bruges til Excel-skabeloner. Denne udvidelse er dog makroaktiveret, hvilket giver os mulighed for at bruge VBA-makroer med skabeloner. Mere specifikt kan vi bruge XLTM-udvidelsen til at gemme vores tilpassede Excel-skabeloner med yderligere makrounderstøttelse.
På den anden side kan vi bruge disse filer (Excel-skabelon med makro) som udgangspunkt for andre Excel-projektmapper, der indeholder makroer, når vi har brug for dem.
XLAM-udvidelse i Excel
XLAM-udvidelsen bruges primært til at gemme tilføjelsesdata. Denne udvidelse er ikke almindeligt brugt til generel brug. De fungerer som tilføjelser, og når vi starter disse filer, kan de arbejde effektivt i Excel. Det er vigtigt at bemærke, at XLAM-filer giver nogle ekstra funktioner og funktionaliteter til brug i Excel. Disse filer hjælper os især med at tilføje/udvide funktionerne i Excel. De kan også omfatte VBA-makroer, billeder, bånd og regneark med formularer.
Filer med XLAM kan nemt lanceres som almindelige Excel-filer. Da disse filer bruges til tilføjelser, skal vi muligvis aktivere indstillingen Tilføjelser fra Excel-indstillingerne (Fil> Indstillinger> Tilføjelsesprogrammer), hvis den er slået fra. Næste gang vi åbner Excel, vil vi således se yderligere funktioner i det pågældende tilføjelsesprogram.
CSV-udvidelse i Excel
CSV-udvidelsen (kommasepareret værdi) gemmer normalt en projektmappe i almindelig tekst. Det betyder, at den ikke gemmer nogen formler eller formatering i filer. Denne udvidelse kan dog indeholde tabulatortegn, linjeskift og andre tegn, der skal fortolkes korrekt på andre Windows-systemer. Derudover gemmer CSV-udvidelsen kun det aktive ark.
Excel giver os mulighed for at importere eller åbne CSV-filer direkte fra Excel selv. Hovedanvendelsen af CSV-filer involverer brugen af data til import og eksport eksplicit. Derfor understøtter de fleste databasesoftware denne udvidelse, så vi kan importere/eksportere data. Da denne udvidelse ikke inkluderer formler og formatering, er filstørrelsen normalt lille. Dette gør os i stand til at bruge en stor mængde data. Vi kan også bruge ubegrænsede rækker og kolonner. Excel-filer, der er gemt ved hjælp af CSV-udvidelsen, fungerer meget hurtigere under åbnings- og lukningsprocessen.
ODS-udvidelse i Excel
ODS (Open Document Spreadsheet) er en udvidelse designet til at fungere med Excel og anden software som OpenOffice, LibreOffice osv. Når det kommer til Excel, understøtter netop denne udvidelse ikke alle funktioner og funktionalitet. Dette er grunden til, at ODS-udvidelsen ikke ofte bruges. Denne udvidelse er hovedsageligt fordelagtig, når vi ønsker at dele vores Excel-fil med en person, der arbejder på andre kontorprogrammer.
css lister
Bortset fra dette, når vi modtager en ODS-fil fra nogen og åbner / eksporterer den til Excel, kan vi se nogle problemer med formatering og funktioner (såsom tabeller, diagrammer, betinget formatering og mere). Typisk mister vi formatering eller funktioner, som Excel ikke understøtter, men det gør OpenOffice. ODS-udvidelsen kan dog gemme tekst og data på passende vis.
PDF-udvidelse i Excel
Excel tillader også at gemme et regneark i en PDF-udvidelse (bærbart dokumentformat). Selvom denne udvidelse er den mindst populære i Excel, er den nogle gange den mest nyttige. PDF-udvidelsen bruges primært, når vi måske skal dele den med andre eller udskrive den på papir. Det skyldes, at PDF vedligeholder filens formatering, og den konverterer derfor ikke automatisk fra et system til et andet. Dokumenter, der er gemt med PDF-formatet, kan også nemt reproduceres ved hjælp af kommercielle udskrivningsmetoder, da PDF'en bevarer formateringen.
Da PDF-udvidelsen blev introduceret med Excel 2010, er den ikke tilgængelig til brug i Excel 2007 og tidligere. Derudover kan åbning af en PDF-fil i Excel forårsage nogle formateringsproblemer, fordi der er forskellig software til at åbne dette bestemte filformat, såsom Adobe Reader.
Hvordan kontrolleres Excel-filudvidelse?
Vi kan prøve forskellige metoder til at kontrollere filtypenavne på de filer, der er gemt ved hjælp af Excel. De to enkleste metoder til at kontrollere filtypenavnet er diskuteret nedenfor:
Metode 1:
- Først skal vi åbne en placering (dvs. en mappe), hvor filen er gemt. Vi er forpligtet til at vælge filen og højreklikke på den med musen.
- På den næste skærm skal vi klikke på ' Ejendomme ' mulighed fra bunden af listen. Det ser sådan ud:
- Derefter vil vi se et vindue med egenskaber. Her kan vi kontrollere filtypen eller filtypenavnet under ' Generel ' fanen. Se følgende billede:
Metode 2
Ud over den traditionelle metode diskuteret ovenfor, kan vi også markere ' Filnavneudvidelser ' boksen fra ' Udsigt ' fanen i filstifinder. Dette vil vise filtypenavnene med filnavnene i filstifinderen.
Konvertering af Excel-filudvidelse til andre formater
Vi kan konvertere udvidelsen af en eksisterende excel-fil til et andet format ved at navigere gennem Filer > Gem som i Excel. Vi vil se flere filformater i en rullemenu ved siden af ' Gem som type ' tekst. De tilgængelige formater på listen kan dog variere afhængigt af typen af det aktive ark (et diagramark, regneark eller enhver anden type ark).
Lad os forstå dette dybt med billederne:
- Først skal vi åbne en fil, som vi vil gemme med en anden udvidelse. Vi kan åbne enhver eksisterende fil ved at gå til ' Fil ' og derefter klikke på indstillingen ' Åben ' fra listen. Excel
- Når filen er åbnet i Excel, skal vi klikke på ' Fil ' fanen igen og vælg ' Gem som ' mulighed fra listen. På trods af dette kan vi også bruge korttasten på tastaturet ' F12 ' for hurtigt at starte dialogboksen 'Gem som'.
- I vinduet 'Gem som' får vi mulighederne for at vælge placeringen, indtaste filnavnet og vælge filtypen (udvidelsen). Vi kan vælge filtypen fra rullelisten, som vist på følgende billede:
- Efter at have gennemført det forrige trin, skal vi klikke på ' Gemme ' knappen, og en ny fil med den valgte filtype vil blive gemt på den valgte placering.
Bemærk: Når vi ændrer eller gemmer en eksisterende Excel-filtype i et andet filformat, bliver nogle af dens formatering, funktioner eller data muligvis ikke altid overført.
Hvilken filtypenavn skal vi vælge i Excel?
Det er vigtigt at vælge den korrekte udvidelse til en Excel-fil; ellers kan den opføre sig forkert. Det afhænger hovedsageligt af brugerens behov og hvilken type data, funktioner eller formatering brugeren ønsker at bruge i Excel-filen.
Følgende er nogle nyttige punkter til at vælge den bedste filtype til en Excel-fil:
- Hvis vi vil gemme vores Excel-fil for at tage en papirkopi af den uden yderligere redigering, anbefales det at vælge PDF-versionen. Dette skyldes, at noget formatering kan ændre sig automatisk efter udskrivning, når det gemmes i andre filtypenavne. Desuden, når en PDF er gemt med den korrekte formatering, vil den ikke automatisk blive ændret ved udskrivning. Desuden er PDF-filer også svære at redigere, så ingen andre kan nemt ændre dataene.
- Hvis en Excel-fil har VBA-makroer, og filstørrelsen er relativt stor, foreslås det at bruge XLSB-udvidelsen. Selvom der ikke er brug af VBA-makroer, men filstørrelsen er stor (mere end ca. 10 MB), bør vi vælge XLSB-udvidelsen. Desuden, hvis en fil har VBA-makroer og størrelsen er mindre end omkring 10 MB, er det godt at bruge XLSM-udvidelsen.
- Hvis der er behov for at åbne og redigere en Excel-fil med anden populær software, foreslås det at vælge ODF-udvidelse eller streng XLSX.
- Hvis vi vil gemme en Excel-fil for at åbne den med andre versioner af Excel, såsom Excel 2003 eller tidligere, skal vi vælge XLS-udvidelsen. Denne udvidelse understøttes i den ældre version; funktionerne i de nye versioner vil dog ikke blive vist i de ældre versioner.
Dette er nogle af de mest almindelige formater, vi kan vælge imellem. Der er dog mange flere muligheder, som vi kan vælge ud fra kravene.