MS Excel er en af de mest kraftfulde regnearkssoftware med en særlig række funktioner. Selvom det tilbyder adskillige avancerede funktioner, mangler det nogle væsentlige funktioner, når vi tænker på tekstændring. For eksempel har Excel ingen direkte valgmulighed eller genvejstast til at bruge Skift store og små bogstaver (såsom store bogstaver, små bogstaver osv.) funktion som MS Word.
freddie mercury
Selvom Excel ikke er kendt som tekstbehandlingssoftware, er vi nødt til at håndtere tekstdata og sætninger i Excel-cellerne. Nogle gange kan vi typisk have brug for funktionen Skift sag for at justere tekstpræsentationen i overensstemmelse hermed. For eksempel kan vi være nødt til at ændre nogle navne fra små bogstaver til store bogstaver. Hvis vi redigerer alle navnene én efter én, bliver det en kedelig opgave, især når man har at gøre med enorme mængder data.
Denne artikel diskuterer nogle alternative genveje til at bruge store bogstaver i Excel til at konvertere data med små bogstaver eller blandede bogstaver til store bogstaver. Men før vi diskuterer genvejene, lad os tage et hurtigt overblik over muligheden for store bogstaver og dens betydning ved tekstændring.
Hvad er det store bogstav, og hvad er dets brug?
Funktionen med store bogstaver er defineret som en skrifttype med større tegn, mens du skriver hvad som helst i tekstbehandlingssoftwaren. Det er også kendt som Caps, AllCaps og Capital.
For eksempel, hvis vi skriver a, b og c, repræsenterer det små bogstaver eller tegn. Desuden, når vi skriver A, B og C, repræsenterer det de store bogstaver. Når vi skal skrive med store bogstaver, bruger vi typisk caps lock-knappen til at indtaste alt med store bogstaver. Alternativt kan vi trykke på tegntasterne, mens du holder Shift-tasten nede for at skrive stor tekst.
I MS Word er genvejen til sagsfunktionen angivet på båndet, der hjælper brugere med nemt at skifte mellem forskellige sager, som vist nedenfor:
Desværre mangler Excel denne funktion som indbyggede muligheder eller direkte værktøj/genvej. Funktionen er dog mere nødvendig i Excel end MS Word. For hvis vi skriver alt med store bogstaver i Word, ser det ud til, at vi råber og gør det svært at læse for læserne. Desuden har vi i Excel brug for store bogstaver til en bestemt type data, såsom navne, ID'er osv.
Excel genvej til store bogstaver
Da Excel mangler en hurtig genvejsknap til at bruge store bogstaver, skal vi bruge UPPER-formlen til at ændre data til store bogstaver i Excel. Den UPPER-formel ændrer hvert bogstav i bestemte celler til store bogstaver. Selvom det fungerer perfekt, er det ikke så hurtigt som at bruge genvejene i Excel til andre funktioner. Vi har dog to væsentlige alternative genveje til store bogstaver i Excel, som angivet nedenfor:
- Genvej med store bogstaver i værktøjslinjen Hurtig adgang
- Tastaturgenvej med store bogstaver
Vi kan udnytte enhver af ovenstående genveje til store bogstaver og ændre små og blandede bogstaver for at fuldføre store bogstaver. Lad os forstå hver genvej i detaljer:
Bemærk: Det anbefales stærkt at sikkerhedskopiere den originale fil, før du ændrer eller konverterer teksten til små bogstaver. Dette er nødvendigt for de scenarier, når vi roder med dataene, mens vi prøver trinene. At have en sikkerhedskopi vil hjælpe os med at gendanne vores data nemt.
Genvej 1: Genvej med store bogstaver i værktøjslinjen Hurtig adgang
For at bruge genvejen med store bogstaver fra værktøjslinjen med hurtig adgang, skal vi først tilføje den på værktøjslinjen. Vi kan dog ikke tilføje genvejen til store bogstaver som at tilføje enhver anden generel genvej eller funktion, og det er fordi der ikke er nogen indbygget mulighed for store bogstaver i Excel. Derfor skal vi først indsætte en VBA-kode for at konvertere udvalgte celler til store bogstaver og derefter oprette en genvej til at bruge dette script fra genvejen.
Lad os udføre de nødvendige trin for at konfigurere genvejen med store bogstaver på værktøjslinjen for hurtig adgang:
- Først skal vi starte VBA-editoren for at indsætte scriptet/koden. For at åbne VBA-editoren i Excel skal vi samtidig trykke på genvejstasterne Venstre Alt + F11 . Vi skal muligvis også trykke på Fn tasten for nogle tastaturer, før du trykker på F11 for at aktivere funktionstasterne.
- Dernæst skal vi gå til Indsæt > Modul og kopier og indsæt følgende kode i VBA-editoren:
Sub AllCaps() For Each Cell In Selection If Not Cell.HasFormula Then Cell.Value = UCase(Cell.Value) End If Next Cell End Sub
Vi skal gemme VBA-scriptet og lukke editoren.
- Derefter skal vi klikke på Tilpas værktøjslinjen Hurtig adgang drop-down ikon, som vist nedenfor:
- Vi skal vælge Flere kommandoer mulighed fra listen:
- Vi skal vælge Makroer fra listen under 'Vælg kommandoer fra ' og klik på AllCaps makro, som vi tilføjede med VBA-editoren i det næste vindue.
Vi skal også klikke på Tilføj >> knap, som vist nedenfor:
- Når du har klikket på knappen Tilføj >>, vil vi se, at AllCaps-makroen er tilføjet til listen i højre side. Vi skal vælge AllCaps-makroen fra listen og klikke på Modificere knappen for at tilføje et brugerdefineret ikon til genvejen.
Vi kan dog ignorere dette trin, hvis vi ikke har nogen makrogenveje på værktøjslinjen for hurtig adgang. - Til sidst skal vi vælge det ønskede ikon og klikke på Okay
Genvejen til store bogstaver vil øjeblikkeligt blive tilføjet til hurtig adgangsværktøjslinjen, som vist nedenfor:
Hver gang vi ønsker at gøre teksten med store bogstaver (store bogstaver), skal vi vælge de tilsvarende celler og klikke på AllCaps-genvejen fra værktøjslinjen for hurtig adgang.
Vi behøver kun at tilføje en genvej i værktøjslinjen for hurtig adgang én gang. Senere kan vi bruge genvejen mange gange på hele det aktive Excel-vindue med blot et klik. Dette er nyttigt, når du skal håndtere de store mængder data i et ark.
Genvej 2: Tastaturtastgenvej med store bogstaver
Selvom det er ret nemt at bruge genvejen til store bogstaver, foretrækker nogle brugere at bruge et tastatur frem for en mus. Vi kan også bruge den brugerdefinerede tastaturgenvej/taster til funktionen med store bogstaver i Excel. Ligesom genvej 1 skal vi også konfigurere genvej 2 manuelt. Ifølge denne proces opretter vi først en makro ved hjælp af VBA-koden og tildeler derefter brugerdefinerede genveje eller taster til makroen.
Lad os udføre de nødvendige trin for at konfigurere tastaturgenvejstasten med store bogstaver:
- Som den forrige metode skal vi først åbne VBA-editoren ved hjælp af genvejen Venstre Alt + F11 , gå til Indsæt > Modul og kopier indsæt følgende kode:
Sub AllCaps() For Each Cell In Selection If Not Cell.HasFormula Then Cell.Value = UCase(Cell.Value) End If Next Cell End Sub
Vi kan gemme scriptet i vores fil og derefter lukke VBA-editoren.
- Dernæst skal vi klikke på Udsigt fanen og vælg Makroer >> Se makroer mulighed, som vist nedenfor:
- I det næste (Makro-vindue) vindue skal vi vælge AllCaps makro og klik på Muligheder knappen for at få adgang til relaterede funktioner.
- I vinduet Makroindstillinger skal vi tildele den ønskede genvejstast for den tilsvarende makro, dvs. AllCaps.
Når vi vil gøre teksten med store bogstaver (store bogstaver), skal vi vælge de tilsvarende celler og trykke på genvejen Ctrl + Shift + A ved hjælp af tastaturet. De valgte celler eller tekst vil blive konverteret til store bogstaver med det samme på én gang.
Det er vigtigt at bemærke, at vi skal oprette en unik genvejstast til den tilsvarende makro. Antag, at vi opretter en genvej, der allerede er til stede i Excel (standard eller brugerdefineret). I så fald vil den nye genvej tilsidesætte den tidligere genvej, og vi kan miste enhver specifik genvej til en anden funktion.
Excel genvejseksempel med store bogstaver
Efter at have tilføjet genvejen med store bogstaver i Excel, kan vi lave vores tekst med store bogstaver i den ønskede projektmappe ved hjælp af genvejen. Da vi har tilføjet to genveje med store bogstaver, kan vi udnytte enhver af de ønskede genveje til at ændre cellernes data i overensstemmelse hermed.
Overvej for eksempel følgende excel-ark med nogle medarbejderes data, såsom medarbejdernes navne, id'er, mobilnumre mv.
I ovenstående Excel-ark har vi medarbejdernes navne og deres id'er med små bogstaver og antager, at vi vil ændre dem alle til store bogstaver på én gang med en genvej. Derfor skal vi udføre følgende trin:
- Først skal vi vælge alle celler med medarbejderes navn og deres id'er. Til dette kan vi klikke på kolonneoverskrifterne i de respektive kolonner. Det betyder, at vi klikker på kolonneoverskriften i kolonne A og kolonne B, mens vi holder Ctrl-tasten nede. Hvis du gør dette, vælges både kolonnerne og deres respektive celler.
- Når de ønskede celler er blevet valgt, skal vi bruge en af de store genveje, som vi tilføjede. På grund af brugervenligheden bruger vi tastaturgenvejen Ctrl + Shift + A . Så snart vi trykker på genvejstasten, kører den tilhørende makro og konverterer alle de valgte celler til store bogstaver. Vores eksempelark ser sådan ud efter brug af genvejen med store bogstaver:
Det er sådan, vi kan bruge genvejen til store bogstaver i Excel og ændre/konvertere al den ønskede tekst til store bogstaver eller store bogstaver.
Vigtige punkter at huske
- Der er ingen bestemt tastaturgenvejstast til at ændre tekst til store bogstaver i Excel. Der kan dog oprettes en tilpasset makro for at få en tastaturgenvejstast og/eller et genvejsikon på værktøjslinjen for hurtig adgang for at bruge funktionen med store bogstaver.
- Når vi bruger makroen til at oprette en genvej til store bogstaver i Excel, vil den eksisterende fil blive konverteret til XLSM-udvidelsen, hvis vi gemmer de anvendte ændringer. Derfor skal vi arbejde derefter.
- Mens vi opretter en brugerdefineret tastaturgenvej til store bogstaver, skal vi sikre, at den nye genvej ikke allerede findes i Excel. Hvis der allerede er den samme genvej, vil den blive tilsidesat af en ny.
- Det anbefales altid at tage en sikkerhedskopi af den originale fil, før du foretager ændringer i den. Så hvis noget går galt, mister vi ikke vores data.