MS Excel, også kendt som Microsoft Excel, er en meget brugt software i de fleste virksomheder eller virksomheder verden over. Det giver forskellige værktøjer, funktioner og funktioner til at gøre denne software rentabel for globale virksomheder inden for forskellige områder. Derfor, for at lære og organisere data korrekt ved hjælp af Excel, skal vi kende definitionen og det grundlæggende i denne kraftfulde software.

Denne artikel diskuterer definitionen af ​​MS Excel og dets grundlæggende for at hjælpe os med at blive fortrolige med denne kraftfulde software.

Definition af MS Excel

Per definition, 'Microsoft Excel er et regnearksprogram skabt af Microsoft, der bruger tabeller til at registrere og analysere numeriske og statistiske data med formler og funktioner'.

Med enkle ord er MS Excel et kraftfuldt regnearksprogram inkluderet i Microsoft Office og bruges hovedsageligt til at registrere data i tabeller. Den består af flere rækker og kolonner, som kan bruges til at indtaste data. Programmet anses for nyttigt til forskellige opgaver, såsom beregning af ugentlige udgifter, udarbejdelse af lønsedler, regnskab og interaktiv sortering/filtrering af data efter forskellige kriterier.

MS Excel historie og udgivelser

MS Excel er et af de ældste regnearkssoftwareprogrammer og har gennemgået adskillige opgraderinger og rettelser. Dette kraftfulde regnearksprogram blev oprindeligt udgivet i 1985 til Macintosh-baserede systemer. Senere blev den udgivet til andre populære platforme, herunder Windows.

java tupler

Følgende tabel viser listen over alle de versioner af Excel, der hidtil er udgivet til Macintosh:

Følgende tabel viser listen over alle de versioner af Excel, der hidtil er udgivet til Windows:

Det er vigtigt at bemærke, at excel version 4.0 blev inkluderet som en del af Microsoft Office Suite i Office version 3.0. Siden da er Excel løbende blevet opgraderet med Office-pakken.

Funktioner i MS Excel

I starten spillede Excel en afgørende rolle i udførelsen af ​​forskellige økonomiske operationer for virksomhederne, herunder bogføring og journalføring. Det har dog modtaget adskillige opdateringer gennem tiden, hvilket typisk har hjulpet med at gøre excel til et must-have-software til forretningsprocesser. Den seneste version af Excel kommer med en lang række funktioner.

Nogle af de væsentlige funktioner i Microsoft Excel omfatter følgende:

Sidehoved og sidefod: Ligesom Word-dokumenter kan vi også bruge en sidehoved/sidefod i vores excel-dokumenter. Det er placeret øverst og nederst på hver side i et regnearksdokument.

Find og erstat: MS Excel giver os mulighed for at finde de ønskede data, såsom tekst eller tal, ved hjælp af Find-funktionen i regnearket. Derudover kan vi også erstatte de eksisterende data med tilpassede opdaterede data.

Adgangskodebeskyttelse: Ved at bruge adgangskoden kan vi beskytte vores excel-projektmappe mod uautoriseret adgang. Denne funktion hjælper os i sidste ende med at holde vores data sikret.

Datafiltrering: Datafiltrering er en hurtigere måde at finde og fortsætte arbejdet med en delmængde af data i et udvalgt område. Datafiltreringsfunktionen er praktisk og kommer med AutoFilter og Advanced Filter-indstillinger.

Datasortering: Ved at bruge datasorteringsfunktionen kan vi arrangere dataene i excel-regneark i nogle logiske rækkefølger. Excel giver os typisk mulighed for at sortere data på forskellige måder, herunder i stigende eller faldende rækkefølge.

Indbyggede formler: MS Excel indeholder en lang række formler, som vi kan bruge til at udføre lette til komplekse beregninger. Nogle grundlæggende formler inkluderer summen, subtrahere, gange, dividere, gennemsnit, minimum osv.

Dataopdatering i realtid: I excel anvender vi forskellige funktioner til at beregne værdier og få de ønskede resultater. Hvis vi erstatter nogle eksisterende værdier med de nye, opdaterer Excel automatisk resultaterne i de tilsvarende celler.

Indsættelse af diagrammer: Et af de fremtrædende funktioner i Excel er tilgængeligheden af ​​forskellige diagrammer, såsom cirkeldiagrammer, søjlediagrammer, linjediagrammer og mere. Disse diagrammer kan nogle gange gøre en enorm forskel i analysen og sammenligningen af ​​data.

Udover standard regnearksfunktioner giver Excel også programmeringsunderstøttelse gennem Microsofts Visual Basic for Applications (VBA), muligheden for at få adgang til data fra eksterne kilder via Microsofts Dynamic Data Exchange (DDE).

eksekver script shell

Brug af MS Excel

MS Excel er meget brugt til at organisere data og udføre lette til komplekse beregninger for at få output til finansiel analyse. Det foretrækkes i næsten alle erhvervssektorer og hos virksomheder fra små til store skalaer.

På trods af dette bruges den også til at administrere udgifter og andre databaserede ting til hjemmets krav. Det er ikke forkert at sige, at brugen af ​​MS Excel er næsten uendelig. Forskellige mennesker bruger denne kraftfulde software efter deres behov.

Nogle af de væsentlige anvendelser af MS Excel er anført nedenfor:

• Indtastning af data
• Datastyring
• Finansiel analyse
• Finansiel modellering
• Regnskab
• Tidsadministration
• Opgavestyring
• Programmering (VBA)
• Customer Relationship Management (CRM)
• Kortlægning, graftegning og rapportering

Især Excel er et krav for enhver data, der skal organiseres.

Excel-grænsefladen

Grænsefladen af ​​excel er enkel og kan let forstås. Dette er vigtigt for at forstå den primære grænseflade for at begynde at arbejde på den.

lære selen

Følgende billede viser alle de vigtigste sektioner af Excel, inklusive formellinjen, rækken, kolonnen, celle, regnearkfanen osv.

Lad os kort diskutere alle de udtryk, der vises i ovenstående billede:

Celle:Skæringspunktet for en række og kolonne kaldes en celle. Excel indeholder flere celler i et regneark. Hver celle identificeres af en unik adresse dannet ved at kombinere to tegn, såsom bogstavet i en kolonne og nummeret på en række.Række:En række er et vandret mellemrum i en tabel, der bruges til at registrere data. Excel indeholder flere rækker i et regneark. Hver række har et unikt nummer, startende fra 1.Kolonne:En kolonne er et lodret rum i en tabel, der bruges til at registrere data. Excel indeholder flere kolonner i et regneark. Hver kolonne har en unik adresse repræsenteret af et bogstav, startende fra bogstavet A.Arbejdsark:Et excel-regneark refererer til området af rækker og kolonner, som tilsammen danner en tabel. Vi kan tilføje ønskede diagrammer, former og andre understøttede objekter til regnearket. Det omtales også som et regneark eller ark.Arbejdsbog:En excel-projektmappe refererer til hovedfilen, der inkluderer arbejdsark(er) og relaterede objekter.

Grundlæggende om MS Excel

Vi skal kende det grundlæggende i MS Excel for at begynde at arbejde på det. Følgende er nogle grundlæggende ting at lære:

Åbning af en MS Excel

Åbning af MS Excel er det første, vi skal vide for at arbejde på det. Der kan være forskellige måder at åbne en MS Excel på, såsom:

• Vi kan åbne det ved at dobbeltklikke på dets ikon direkte fra skrivebordet, hvis det er installeret med standardindstillingerne.
  
• Vi kan åbne den ved at dobbeltklikke på dens navn fra Start-menuen, som er givet inde i MS Office-mappen.
  
• Vi kan bruge 'Windows Search'-funktionen og indtaste teksten 'Excel'. Det vil vise alle filer og programmer med dette navn placeret på computeren. Således kan vi dobbeltklikke på dens navn under programmerne for at åbne den.
  

Det er vigtigt at bemærke, at MS Excel skal være installeret på maskinen, og så er det kun vi, der kan åbne den. Hvis vi ikke finder programmet ved hjælp af ovenstående trin, betyder det, at systemet ikke har nogen Office-pakke.

Åbning af et regneark

Når vi har åbnet MS Excel, vil den bede os om at gå videre. Mere specifikt viser den flere fliser, hvorfra vi kan vælge den ønskede og begynde at arbejde på den. Hvis vi vil begynde at arbejde fra bunden, kan vi vælge flisen 'Blank Workbook' og starte et sort regneark.

Desuden, hvis vi har en eksisterende excel-fil og ønsker at arbejde på den, kan vi klikke videre 'Åbn andre projektmapper' fra nederste venstre hjørne. Derefter kan vi finde filen ved hjælp af filstifinderen og dobbeltklikke på den. Den eksisterende fil åbnes med det samme.

Arbejde med båndet

Båndet omtales som det centrale kontrolpanel for Excel. Dette kraftfulde værktøj er placeret øverst i vinduet, efter at vi åbner Excel.

Vi kan næsten alt i excel fra båndet.

mvc med java

Et bånd indeholder flere faner, såsom Hjem, Indsæt, Sidelayout og mere, og hver fane består af antallet af knapper til at behandle forskellige kommandoer i excel. Det bedste ved disse knapper er, at hvis vi placerer en musemarkør på en knap, fortæller den os, hvilken opgave den vil udføre.

Bortset fra dette giver excel os mulighed for at tilpasse båndet efter vores valg. Vi kan skjule/vise og indsætte nye kommandoer i overensstemmelse hermed.

Håndtering af arbejdsark

En anden fremragende egenskab ved Excel er, at Excel-projektmapper kan have flere regneark. Vi kan administrere forskellige arbejdsark i projektmappen direkte fra bunden af ​​vinduet. I en standard 'tom projektmappe' kan vi se et enkelt ark med navnet 'Ark1'.

For at indsætte flere arbejdsark kan vi bruge en plus (+) tegn, som står ved siden af ​​arknavnet. Desuden kan vi Højreklik på sit navn for at vise antallet af andre muligheder relateret til ark. Vi kan klikke på disse muligheder for at administrere regnearkene i overensstemmelse hermed.

Indtastning af data

Indtastning af data i Excel er et af de grundlæggende trin. Selvom det er det første trin, vi skal udføre i Excel for at begynde at arbejde med data, er det ret nemt og næsten ubesværet.

For at indtaste dataene kan vi vælge den specifikke celle og begynde at trykke på knappen fra tastaturet i overensstemmelse hermed. På trods af dette kan vi også kopiere, klippe og indsætte data i Excel fra andre programmer. Udover dette kan vi også importere data fra andre filer.

Excel giver os mulighed for at bruge tekst, tal, symboler og andre tegn, der kræves til dataindtastning.

Udførelse af beregninger

Det er en anden fantastisk funktion i Excel, at vi kan udføre forskellige beregninger på vores data. Det er så nemt at udføre grundlæggende beregninger i Excel.

Vi kan bruge matematiske tegn mellem dataene, og resultaterne vil blive leveret automatisk. For eksempel, hvis vi indtaster = 4+5 i en af ​​cellerne og tryk på Enter-knappen, vil cellen vise værdien 9 , som er summen af ​​4 og 5. Desuden, hvis vi vælger en bestemt celle, vises den originale formel (hvad end vi har givet i den celle) på formellinjen.

På en anden måde kan vi også bruge cellereferencerne og indsætte de matematiske operationer imellem dem. Dette vil også udlede det tilsvarende resultat. Antag for eksempel, at vi indtaster 4 i celle A1 og 5 i celle B1. Næste, vi indtaster = A1+B1 i celle C1. Ved at gøre dette, celle C1 viser summen af ​​værdier givet i cellerne A1 og B1.

På samme måde kan vi udføre andre aritmetiske beregninger i Excel.

Brug af funktioner

At få resultater ved hjælp af excel-funktionerne er en af ​​de væsentlige opgaver, og det kan reducere arbejdsprocessens tid til en vis grad.

Især tager de fleste funktioner/formler sæt tal som input og giver de tilsvarende resultater. Lad os diskutere dette med et simpelt eksempel:

Antag, at vi indtaster 4 i celle A1 og 5 i celle B1. Dernæst indtaster vi = SUM(A1;B2) i celle C1. Ved at gøre dette, celle C1 viser summen af ​​værdier givet i cellerne A1 og B1.

java liste til array

Excel har en bred vifte af værdifulde funktioner. For at se forskellige funktioner kan vi navigere til fanen 'Formler' og vælge den specifikke kategori derfra. Excel viser alle de understøttede funktioner i den pågældende kategori.

Når vi først har stiftet bekendtskab med funktioner, kan vi indtast lighedstegn (=) i cellen og skriv startende en funktion ind i den. Derefter viser Excel automatisk de tilsvarende funktioner og deres syntaks. Vi kan vælge funktionen og fortsætte videre i henhold til syntaksen.

Redder vores arbejde

Når vi har gjort vores arbejde, skal vi gemme det i en fil. Hvis vi lukker Excel uden at gemme det, mister vi vores arbejde. Den nemmeste måde at gemme en excel-fil på en computer er at trykke på en tastaturgenvej 'Ctrl + S'. Når vi trykker på denne genvej, vil excel bede os om at vælge et filnavn og placeringen for at gemme den.

Vi kan også klikke på 'Gemme' knappen placeret på 'Quick Access Toolbar'. Denne knap hjælper os også med at gemme de midlertidige data i en eksisterende fil.

Vigtige punkter at huske

Der er mange afgørende ting, som vi skal vide, før vi begynder at arbejde med excel. Nogle af de vigtigste ting at huske er listet nedenfor:

• Excel giver os mulighed for at bruge en lang række tastaturgenveje for at gøre vores arbejdsproces hurtigere. Vi skal bruge excel-genvejstaster og øge produktiviteten i vores arbejdsproces.
• Når vi vil dele en excel-fil med nogen, og der ikke er behov for yderligere redigering, skal vi gemme en fil i pdf-format. Dette format er ikke let at redigere, hvilket gør dataene sikre mod uautoriserede input. Desuden er pdf-formatet også bedst kendt til printformål.
• Excel giver os mulighed for at bruge forskellige filtypenavne. Hver udvidelse har dog sine anvendelser. Især XLSX-udvidelsen er standardformatet for Excel-filer, når der ikke er nogen VBA-makroer i det.
• Hvis excel-filen har enorme mængder data (normalt mere end 10 MB), skal vi bruge XLSB-udvidelsen. Den er hurtigere og kompatibel med alle funktioner, formatering og endda VBA-makroer. Dette format understøttes dog muligvis ikke i andre regnearksprogrammer.
• Da excel understøtter VBA-programmering, må vi ikke åbne en excel-fil modtaget fra upålidelige kilder, fordi den kan indeholde nogle sårbare koder.
• Når vi gemmer en excel-fil ved hjælp af 'Gem som'-kommandoen, skal vi være forsigtige; Ellers kan vi ved en fejl ende med at erstatte filen med den originale. På den måde kan vi nogle gange miste væsentlige data.